14 jul

Guardar Documentos é Tão Importante Quanto Pagar Impostos

Postado por admin Em Notícias

Em meio a todas as exigências tributárias e burocráticas de todas as esferas de governo, ainda falta aos empresários atenção a um cuidado fundamental: a armazenagem dos documentos. E esta preocupação é ainda maior para as pequenas empresas, que utilizam os escritórios de contabilidade como uma espécie de extensão do Departamento Administrativo para gerar informações contábeis, fiscais, admissões, rescisões, entre outros.

O contador Ronaldo Dias, da Brasil Price, atenta para os cuidados básicos com a documentação mais tradicional, que inclui calhamaços e mais calhamaços de papéis. “A documentação não pode ficar guardada em local úmido, sujeito a ratos e baratas ou sem ventilação. Uma fiscalização pode demorar pra iniciar, porém, quando começa, abrange pelo menos os últimos cinco anos. Por isso a documentação fiscal e contábil precisa ser arquivada por um prazo mínimo de cinco anos. Mas consideramos seis, porque o prazo termina a partir do 1º dia do ano seguinte”, aconselha Ronaldo.

 

Era digital

“Uma empresa com 50 empregados deverá gerir um arquivo de 1.400 arquivos eletrônicos somente relativos a salário e 13º, por exemplo. Fora os demais para férias, rescisões, avisos prévios, atestados médicos, advertências, suspensões, afastamentos, acidentes de trabalho e muitos outros”, exemplifica Ronaldo.

A principal recomendação é que o empresário guarde os arquivos digitais em locais externos à empresa para evitar perdas por problemas no computador, incêndios ou alagamentos.

 

Troca de contadores

 

Diante deste novo cenário, é preciso que haja uma mudança na cultura tributária de alguns empresários. A responsabilidade pela guarda dos documentos é da empresa, e não do contador. Há casos, inclusive, de multas à empresa porque ela não entregou as documentações exigidas pela fiscalização. E a razão era muito simples: a troca de contadores.

“Quando não há documentação disponível, o fiscal acaba tendo que ‘arbitrar’ o imposto. O que significa isso? Se a empresa for do Simples, ele desconsidera este regime, joga 17% sobre a receita declarada e cobra mais juros e multas, por exemplo. Isso pode quebrar uma empresa”, alerta Ronaldo.

Se a empresa está com um novo escritório contábil, ela precisa solicitar ao antigo contador todos os documentos. A devolução pode ser mensal ou anual, normalmente após a emissão da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ, no mês de junho. Nesta mesma época também são gerados os livros contábeis como o Diário e o Livro Razão.

 

Garantia

 

Outra dica importante é o registro de um documento de protocolo sempre que algum documento for enviado para o contador. É uma garantia de localização dos papéis quando for solicitado pela fiscalização.

 

Vão-se as empresas, ficam os documentos

 

Há documentos que precisam ser guardados até mesmo quando a empresa fecha. O principal deles é o registro de empregados. Ronaldo mais uma vez atenta para esse detalhe porque “mesmo sem movimento, toda a documentação da empresa será requerida para que, após a fiscalização, possa ser concedida a baixa. E os problemas podem surgir neste ponto. A empresa já fechou, não tem mais dinheiro e ainda pode levar uma multa. No fim quem acaba se complicando é o empresário”.

 

Guarde tudo

 

Além das fiscalizações que exigem documentos dos últimos cinco anos, há ainda a Previdência Social, que solicita os registros de 10 anos e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) que estende esse prazo para 30 anos.

É sempre importante ter em mãos o Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeção, os primeiros a serem pedidos pelo Ministério do Trabalho. 

Fonte: Fenacon


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